【経営者】仕事をシンプルにするためにはワークフローを見える化する!
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田口 淳之介
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田口 淳之介 プロフィール
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こちらの記事の続きです。
マネージャーが完璧な計画よりも大切にしたいもの”軌道修正力”
副題 軌道修正力を身につけるための方法
”軌道修正力”とは?
商品のカタログ販売(カタログ制作)でも、集客プランでも、従業員教育プランでも、とにかく!!
どんなことも、最初にたてた計画通りにいくことなんて、100%ありません。
計画通りいかないのが、計画のうち!くらいに思っていてちょうどいい。
僕はそう思っています。
計画通りにいかないパートがあることを当然として、そのつど軌道修正していく力が最も大切な力だと思います。
その軌道修正力の多くは実務経験に比例してい、ついてくる力だと思います。
がっ!!
実務経験をしっかり軌道修正力として活かしていくには、やはりワークフローを記述しておくのが最もシンプルで大切なことだと思います。
ワークフローを実例でお話ししますね。
上記の写真は、僕が初めてカタログ制作を行った時に、創っていったワークフローシートです。
どんなことも始める時(初めての時)はしんどかったりします。
しかし、同じ仕事を2回、3回と回数を重ねながら、いかに簡単にするか!ということを最初にイメージしておけば、驚くほどの短期間で、ワークフローをスムーズにし、仕事のクオリティをあげることができます。
「いつも大変だなぁ」と思って仕事をしているスモールビジネスの経営者・マネージャーには、ワークフローを記録化する習慣を持つことをオススメします。
また、ワークフローシートには、その他にもたくさんのメリットがあります。
ここには、ワークフローシートを制作しておくメリットを簡単にまとめておきます。
ワークフローシート制作のメリット 1
仕事を譲るのがとても簡単になる
僕はいつも、最初から誰かに「仕事をゆずる」ことをいつも念頭に置いています。
ずっと同じことをやり続けるのが苦手な自分を知っているので「最初からゆずる発想」なのかもしれません。
また、自分に何かあった場合(病気や事故)に対処するためにも、ワークフローを記録に残す。というのは仲間・お客様にとって大切なことだと思っています。
ワークフローシートを残しておけば、誰がやってもその仕事の再現率は高まります。
メリット 2
仕事を良くする。というのは、ワークフローを最適化していく。というのが僕の考えです。
なので、ワークフローが明確化されていないことは、僕にとって仕事と呼べません。
軌道修正力とカブりますますが、書かれていて当然なのです。
ワークフローシートは、そのまま仕事の進行をチェックするチェックシートにもなるからです。
※ 一子相伝のような匠を育てあげるようなものはそうではないと思いますし、そ〜いうのも好きですが(笑)
メリット 3
これはワークフローシートのメリットとは少しずれますが…
僕はワークフローシートをエバーノートで見る必要のある人達に共有しています。
もし、トラブルが起こったり、期限に対して処置しなくてはいけないことが起こった場合などでも、どうしたらいいのか?
みんなで知恵やアイデアを出しあうのがとてもスムーズになるからです。
これは極力「ミーティング・会議」を減らすためにそうしています。
(そんなにミーティングを減らしたがるのに、なんですぐに仲間と呑みにいくのか?自分でもバカバカしくなっちゃうこともありますが、ミーティングでの長い話がスタッフは苦手だから良しとしてます 苦笑)
スタッフには、ミーティングや会議で時間を使うのではなく、お客様に時間を使って欲しいからです。
また、時代の流れをみても短時間で済ませられることはそうするのが◎なのかなぁ〜というのが僕の感覚です。
まとめ
プロジェクトの軸があって、いつもその軸上にいたい。
そう感じてるけど、放っておくと、軸から少しずつずれて行くのが自然なことだと思います。
なので、いつも黄色のゾーンに入ったなと思ったら、微調整していきます。
殆どのことは、微調整で済んでしまいます。
それでも、赤のゾーンに入った!と感じたら、あっさりそのプロジェクトじたいをやめます。
あっさりやめる(手放せる)ことができるのは、最初からこのゾーン分けを行っているからです。
また機会があったら、このゾーン分けの基準を記事にしてみたいと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました♬